ملكية المشروع الناجح: كيفية استخدام التأثير لكسب الموافقة

تدرك معظم المؤسسات أن إدارة المشاريع الفعالة أمر حاسم لأداء الأعمال ونجاحها. العامل الرئيسي الذي يؤثر على نجاح المشروع هو موافقة أصحاب المصلحة. اعتمادًا على مجال عملك والمشروع، يمكن أن يتراوح أصحاب المصلحة هؤلاء من الموردين والجهات الحكومية التنظيمية وأعضاء فريق المشروع إلى الإدارة العليا.

بصفتك قائد المشروع، فإن تطوير مهارات طلب والحصول على الدعم من أصحاب المصلحة المعنيين أمر حيوي لنجاح المشروع. يتم إنجاز معظم العمل في الهياكل المؤسسية السائدة باستخدام التأثير بدلاً من التسلسل الهرمي. إليك بعض الطرق لضمان الموافقة المهمة باستخدام تأثيرك.

نقص الموافقة يؤثر على جهود التغيير

في دراسة لأكثر من 10,640 مشروعًا، وجدت برايس ووترهاوس كوبرز أن 2.5 بالمئة فقط من الشركات أكملت جميع مشاريعها بنجاح. أما البقية فقد فاتتهم المواعيد النهائية الأصلية أو الميزانية أو فشلوا في تحقيق أهداف المشروع. تكلف الخسارة الناتجة في الإنتاجية والإيرادات الولايات المتحدة ما بين 50 مليار إلى 150 مليار دولار سنويًا.

ما لم يكسب مديرو المشاريع الدعم من الأشخاص على جميع المستويات داخل المؤسسة، قد يفشل المشروع في تحقيق التأثير المرجو. وفقًا لأستاذ القيادة في كلية هارفارد للأعمال والمؤلف، جون كوتر، فإن كسب دعم الآخرين أمر حيوي لإحداث تغيير تنظيمي حقيقي. يُظهر بحث كوتر أن أحد أسباب فشل 70 بالمئة من جهود التغيير التنظيمي هو عدم وجود موافقة على المبادرات والأفكار.

تنمية عقلية الملكية

تقدم ملكية المشروع فرصة رائعة لإظهار مهارات القيادة والإدارة لديك. يساعدك الإنجاز الناجح للمشروع في تسلق السلم الوظيفي.

قبل أن تبدأ في التأثير على الآخرين، من المهم تنمية عقلية الملكية. تتضمن هذه العقلية تحمل المسؤولية الكاملة ليس فقط عن مخرجات المشروع ولكن أيضًا عن نتائجه. بصفتك المالك، فأنت لست مسؤولاً فحسب، بل مخول أيضًا باتخاذ القرارات الصحيحة التي تحقق هذه النتائج.

ستساعدك هذه الخطوات في تنمية عقلية الملكية:

• بناء الثقة والإيمان بنفسك، خاصة إذا كنت تتعامل مع مشروع للمرة الأولى.
• سيساعد إدراك الذات والثقة بالنفس في التأثير على أصحاب المصلحة وضمان موافقتهم.
• تطوير المرونة والرشاقة والعقلية الإيجابية والاستعداد لأخذ المبادرة.
• مع الاستعداد لتحديد ومعالجة العقبات على طول الطريق، تأكد من خلق بيئة يشعر فيها الجميع بالراحة في مشاركة المعلومات ومعالجة المشكلات معًا.

تحديد أصحاب المصلحة

قبل أن تتمكن من ضمان الموافقة، من المهم تحديد جميع الذين سيتأثرون بالمشروع وفهم احتياجاتهم. يمكن أن يشمل أصحاب المصلحة في المشروع الإدارة العليا والعملاء الخارجيين والداخليين والشركاء والمستثمرين وأي فرد أو مجموعة أخرى تتأثر بالمشروع. بصفتك مالك المشروع، ستحتاج إلى بذل جهد لضمان الموافقة من الإدارة العليا إلى المستخدمين النهائيين للنظام أو العملية الجديدة مع اتباع هذه الخطوات:

• تحديد وفهم آراء مجموعات أصحاب المصلحة الرئيسيين التي يمكن أن تساعد في خلق تواصل فعال وموجه.
• إجراء تقييم رسمي لجاهزية التغيير أو التحدث إلى مختلف أصحاب المصلحة لتقييم استعدادهم لدعم مشروعك. سيكشف التقييم أيضًا عن أي عدم توافق، إن وجد، بين الموظفين والقيادة.
• بمجرد أن تكتسب فهمًا للاحتياجات المتنوعة ودوافع أصحاب المصلحة لديك، حدد الأفراد أو المجموعات التي لديها أكبر قدر من التأثير والقوة.
• ضع خطة للتواصل والتفاعل مع هذه المجموعات أو الأفراد.

مشاركة المعلومات بشكل مفتوح

وفقًا لكوتر، لن يفكر الناس في فكرة جديدة حتى يقتنعوا بوجود مشكلة يجب معالجتها. من المهم عرض المشكلة وفكرة مشروعك بأوضح ما يمكن.

• عند التواصل مع أصحاب المصلحة، قدم معلومات دقيقة وشرعية مع إمكانية الإشارة إلى السوابق، إن وجدت، لمشاريع مماثلة نجحت في الماضي.
• أظهر خبرتك في المجال لتعزيز تأثيرك باستخدام أمثلة ملموسة.
• يمكن أن يساعد إحضار خبير معترف به أيضًا في إضافة الشرعية والمصداقية لفكرتك.
• معرفة مهمة مؤسستك والدروس المستفادة من أي أخطاء سابقة سيساعدك على أن تكون أكثر فعالية في دورك.

فن الطلب

بناء علاقات شخصية مع الأفراد والمجموعات المؤثرة لكسب ثقتهم وبناء المصداقية. سيساعد إقامة علاقة شخصية مع أصحاب المصلحة المهمين في جعلهم يشعرون بأنهم مسؤولون عن نتيجة المشروع. قد يكونون أيضًا أكثر استعدادًا لمشاركة وجهات نظرهم معك عندما يثقون بك.

نظرًا لأن أصحاب المصلحة المختلفين لديهم وجهات نظر ودوافع مختلفة، من المهم تخصيص تواصلك لكل مجموعة أو فرد.

يتضمن فن طلب الدعم معرفة كيفية الطلب وكذلك متى تطلب. الطريقة التي تصيغ بها السؤال، والنبرة، والكلمات المحددة التي تستخدمها يمكن أن تؤثر على نتيجة مناقشتك. على سبيل المثال، وجد الباحثون أن إضافة كلمة “معًا” لها تأثير إيجابي حيث يمكن أن تخلق شعورًا بالانتماء. وبالمثل، فإن طلب ‘المشورة’ بدلاً من ‘الرأي’ يمكن أن يضع الناس في مزاج إيجابي لأنهم يعتقدون أن آراءهم ذات قيمة.

يمكنك أيضًا توظيف ‘استراتيجية جولديلوكس’، وهي استراتيجية تسعير يستخدمها المسوقون. يقدمون ثلاثة إصدارات من المنتج للمستهلكين بأسعار منخفضة ومتوسطة ومرتفعة للتأثير على الخيارات التي يتخذها المستهلكون.

الخاتمة

بصفتك مالك المشروع، ستحتاج إلى ضمان شعور أصحاب المصلحة بالتقدير والأهمية. عندما يتم تطوير خطط المشروع دون موافقة ومشاركة جميع الأفراد المعنيين، يكون المشروع أكثر عرضة للفشل. إن تطوير عقلية الملكية وإنشاء استراتيجية تواصل مبنية على حقائق شرعية أو إثبات للمفهوم أمر حيوي لتعزيز تأثيرك. ومن الأهمية بمكان أيضًا الطريقة الصحيحة لطلب الدعم. في حين أن هذا قد يستغرق وقتًا واتساقًا، فإن مثابرتك ستؤتي ثمارًا غنية من حيث نجاح المشروع والمؤسسة.